Chiro Lozen
Spelen | Lachen | Leren

Algemene privacyverklaring Chiro Lozen



1. Introductie


Versie 2.2, laatst gewijzigd op 26/08/2018

Chiro Lozen hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Lozen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.


2. Wie zijn we?


Uw persoonsgegevens en die van uw kind worden verwerkt door Chiro Lozen, Leemskuilenstraat 2, 3950 Bocholt, info@chirolozen.be. Dat gebeurt in het kader van ons ledenbeheer, voor de organisatie van activiteiten, en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Meer info vindt u op www.chirolozen.be/privacy.

Als Chiro Lozen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en die van uw kind. Dat brengt mee dat wij:
- De persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
- De verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
- Uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
- Passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
- Op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.

Lid worden van Chiro Lozen betekent automatisch ook lid worden van Chirojeugd Vlaanderen. Hierdoor treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

Chiro Lozen Chirojeugd Vlaanderen
Leemskuilenstraat 2 Kipdorp 30
3950 Bocholt 2000 Antwerpen
info@chirolozen.be privacy@chiro.be

Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, dan kunt u contact opnemen met Chiro Lozen of met Chirojeugd Vlaanderen via de vermelde contactgegevens.


3. Welke gegevens verwerken we en waarom?


Chiro Lozen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Doeleinde Rechtsgrond
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Lozen Uitvoering overeenkomst
Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werking Uitvoering overeenkomst
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden Uitvoering overeenkomst
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid Wettelijke verplichting
Voor archiefdoeleinden Gerechtvaardigd belang

Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Doeleinde Rechtsgrond
16+: om het gratis ledentijdschrift op te sturen Uitvoering overeenkomst
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid Wettelijke verplichting
Voor archiefdoeleinden Gerechtvaardigd belang
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking Uitvoering overeenkomst
Als dienstverlening voor de lokale groepen, zodat zij hun ledenadministratie op een veilige en correctie manier kunnen opvolgen Uitvoering overeenkomst
Om de leden te kunnen laten verzekeren Uitvoering overeenkomst

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
- Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
- Kenmerken eigen aan de Chirowerking: afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
- Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieen waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen, persoonlijke dokter

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.


4. Worden de gegevens gedeeld met derden?


De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de beschreven doeleinden in hoofdstuk 3.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor onze werking.
- Gemeente Bocholt, voor subsidie
- Gemeente en of politie van bivaklocatie
- Bivakeigenaar indien dit vereist is
- Het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen
- De hosting van onze website

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dat wettelijk verplicht is.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.


5. Door wie worden uw gegevens verwerkt?


We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
- Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login en specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo'n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
- Iedereen die namens Chiro Lozen aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
- Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.
- Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op een manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen. Deze gegevens worden op een beveiligde One Drive locatie bijgehouden.


6. Hoelang worden uw gegevens bewaard?


Chiro Lozen bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.

Gegevens Bewaringstermijn
Medisch gegevens Tot het einde van het desbetreffende Chirojaar
Persoonsgegevens Tot 1 jaar na het einde van het desbetreffende Chirojaar
Financiele gegevens Tot 2 jaar na het einde van het desbetreffende Chirojaar


7. Welke rechten heeft u?


U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.


8. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?


Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.


9. Wijziging privacyverklaring


Chiro Lozen kan haar privacyverklaring aanpassen. Dat zal op de site www.chirolozen.be aangekondigd worden.